PERENCANAAN PERPUSTAKAAN
PERPUSTAKAAN
Menurut
Undang-undang Perpustakaan (UU nomor 43 tahun 2007) disebutkan bahwa
perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak,
dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi
kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para
pemustaka. Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1991: 3) perpustakaan adalah:
sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan
untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata
susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.
PERENCANAAN
Perencanaan adalah kegiatan-kegiatan pengambilan
keputusan dari sejumlah pilihan mengenai sasaran dan cara-cara yang akan
dilaksanakan di masa depan guna mencapai tujuan yang diinginkan, serta
pemantauan dan penilaian atas perkembangan hasil pelaksanaannya, yang dilakukan
secara sistematis dan berkesinambungan.
Perencanaan
atau planning berasal dari kata plan yang
artinya rencana, rancangan, maksud dan niat. Planning berarti perencanaan.
Perencanaan adalah suatu proses kegiatan, sedangkan rencana merupakan hasil
dari perencanaan tersebut. Perencanaan merupakan kegiatan yang berkaitan dengan
usaha merumuskan program yang didalamnya memuat segala sesuatu yang akan
dilaksanakan, penentuan tujuan, kebijaksanaan, arah yang akan ditempuh,
prosedur dan metode yang akan diikuti dalam usaha pencapaian tujuan.
Penentuan – penentuan dalam
perencanaan yaitu :
1.
Adanya suatu bentuk atau jenis kegiatan yang akan dilaksanakan,
2.
Adanya prosedur pelaksanaan kegiatan
3.
Adanya kebijakan yang dijadikan sebuah landasan kegiatan
4.
Memiliki tujuan yang hendak dicapai
5.
Oleh personal yang melaksanakan rencana
6.
Sesuai waktu yang sudah ditentukan dan anggaran biaya yang dibutuhkan.
Perencanaan tugas seorang manajer
yaitu :
1.
Untuk menentukan pilihan dari berbagai alternative
2.
Kebijaksanaan
3.
Prosedur dan program
4.
Perencanaan juga merupakan keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara
matang hal-hal yang akan dikerjakan pada masa yang akan datang dalam rangka
pencapaia tujuan yang telah ditentukan.
Ada
tiga hal yang mendasari sebuah perencanaan, yaitu :
1. Tujuan
Tujuan
adalah target yang akan dicapai yang bersifat stationer dari pelaksanaan kegiatan. Tujuan dapat dilihat dari
berbagai aspek, yaitu sebagai berikut :
Ø Dilihat dari
segi bobotnya adalah : - tujuan kuantitatif
- tujuan
kualitatif
Ø Dilihat dari kepentingannya
: - tujuan pokok
- tujuan sub dari
pokok yang dilaksanakn karena adanya tujuan pokok
- tujuan primer
- tujuan sekunder
- tujuan komplementer
- tujuan mutalak
- tujuan relative
- tujuan
insidential
Ø Dilihat dari
waktu pelaksanaan : - tujuan jangka panjang
- tujuan jangka menengah
- tujuan jangka
pendek
2. Perhitungan
atau pertimbangan kebijakan
3. Pelaksanaan
rencana
Fase
– fase dalam perencanaan dirumuskan secara sistematis melalui :
1.
Tahapan
menyusun suatu tujuan mulai dari tujuan umum hingga tujuan khusus.
2.
Menyusun
rencana sesuai tujuan
3.
Melaksanakan rencana yang telah ditetapkan
bersama
4.
Melakukan
pengawasan
5.
Membuat
laporan hasil pelaksanaan
6.
Melakukan
evaluasi.
Manfaat
perencanaan bagi organisasi :
1. Penentuan tujuan organisasi sebagai tolok ukur perencanaan
2. Upaya
meletakkan landasan kebijakan & langkah-langkah operasional kerja
3 .Pengukuran
kemampuan bagi efektivitas dan efisiensi kerja
4. Kepastian
tindakan yang relevan dengan tujuan yang telah ditetapkan
5. Harapan
memperoleh kemajuan
6. Hasil yang
direncanakan
7.
Pengawasan
penilaian terhadap hasil yang dicapai
8.
Menghilangkan
ketidakpastian;
9.
Membentuk
hari depan
10. Sebagai alat
untuk mencegah pemborosan tenaga, waktu dan biaya
11. Mudah mengukur
prospek ke depan dalam suatu organisasi
12. Penentuan pilihan
dalam memecahkan masalah
13. Standarisasi
kegiatan dan prioritas kebutuhan organisasi
14. Dasar penjabaran
program kerja secara sistematis dlm suatu organisasi;
15. Pembagian tugas
dan keahlian yang akurat;
16. Usaha untuk
menyediakan sarana dan prasarana kegiatan yang disesuaikan dengan rencana;
17. Melahirkan
produktivitas kerja yang baik;
18. Memberikan
gambaran yang jelas dan lengkap mengenai seluruh kegiatan yang akan dikerjakan
Jenis perencanaan menurut penggunaannya :
(1) Single Use Planning, yaitu suatu
perencanaan hanya untuk sekali pakai saja. Dalam artian jika rencana tersebut telah tercapai,
maka tidak akan digunakan lagi
(2) Repeats Planning, yaitu perencanaan
yang dipakai secara berulang-ulang, walaupun sudah dilaksanakan berkali-kali
Jenis perencanaan menurut prosesnya :
(1) Policy
Planning, suatu rencana yang memuat kebijakan kebijakan saja, tentang garis
besar atau pokok dan bersifat umum. Mengenai apa dan bagaimana melaksanakan
kebijakan itu tidak dirumuskan. Contohnya ada pada GBHN.
(2) Program
Planning, merupakan perincian dan penjelasan daripada policy planning. Dalam
perencanaan ini biasanya memuat, hal-hal berikut:
(a) Ikhtisar tugas-tugas yang harus
dikerjakan
(b) Sumber-sumber dan bahan-bahan yang
dapat digunakan
(c) Biaya, personalia, situasi dan
kondisi pekerjaan
(d) Prosedur kerja yang harus dipatuhi
(e) Struktur organisasi yang harus
dipenuhi
(3) Operational
Planning (perencanaan kerja), yakni suatu perencanaan yang memuat hal- hal yang
bersifat teknis seperti cara-cara pelaksanaan tugas agar berhasil mencapai
tujuan yang lebih tinggi. Hal-hal yang seringkali dimuat dalam perencanaan ini
adalah:
(a) Penetapan prosedur kerja
(b) Metode-metode kerja
(c) Tenaga-tenaga pelaksana
(d) Waktu, dan sebagainya
Jenis perencanaan menurut jangka
waktunya :
(1) Long Range Planning, yaitu
perencanaan jangka panjang yang dalam pelaksanaannya membutuhkan waktu lebih
dari tiga tahun
(2) Intermediate Planning, yaitu
perencanaan jangka menengah yang waktu pelaksanaanya membutuhkan waktu antara
1hingga tiga tahun
(3) Short Range Planning, yaitu
perencanaan jangka pendek yang pelaksanaannya membutuhkan waktu kurang dari 1
tahun.
Jenis perencanaan menurut wilayah
pelaksanaannya:
1.National Planning, yakni rencana yang
diperuntukkan bagi seluruh wilayah negara
2.Regional Planning, yakni rencana untuk suatu
daerah
3.Local Planning, yakni rencana untuk suatu
daerah yang sangat terbatas
Jenis
perencanaan menurut materinya:
a. Personnal planning, yaitu suatu
perencanaan mengenai masalah-masalah kepegawaian. Dalam planning ini, masalah
pegawai ditinjau dan dibahas dari berbagai segi secara mendalam dan mendetail.
b. Financial
planning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah keuangan ataupun
permodalan (anggaran belanja) secara menyeluruh atau mendetail dari suatu
kegiatan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
c. Industrial
planning, yaitu perencanaan yang menyangkut kegiatan industry yang
direncanakan sedemikian rupa agar terhindar dari hambatan dan rintangan dalam
pencapaian tujuan.
d. Education
planning, yaitu suatu perencanaan dalam kegiatan pendidikan (misalnya : planning
mengenai pendidikan SMEA, SMA, dan lain-lain).
Jenis
perencanaan menurut segi umum dan khusus :
a.General
plans (rencana umum), yaitu suatu rencana yang dibuat garis-garis besarnya
saja dan menyeluruh dari suatu kegiatan kerja sama.
b.Special
planning (rencana khusus), yaitu suatu perencanaan mengenai suatu masalah
yang dibuat secara mendetail dan terperinci. Misalnya : production planning,
education planning.
c.Overall
planning, yaitu suatu perencanaan yang memberikan pola secara keseluruhan
dari pekerjaan yang harus dilaksanakan. Dalam hal ini, perencanaan merupakan
landasan dari fungsi-fungsi manajemen lainnya.
Sifat-sifat
perencanaan:
1. Faktual : Perencanaan
yang berdasarkan pertimbangan factual, yaitu didasarkan pada hasil temuan di
lapangan. Fakta-fakta yang telah dikumpulkan dan dijadikan data serta diolah
secara rasional, apabila perlu dikaji secara ilmiah.
2. Rasional :
Perencanaan
harus masuk akal, bukan merupakan angan-angan. Rasionalisasi terhadap berbagai
fakta dan data dianalisis dengan cara mengklasifikasi permasalahan yang
berkembang, menafsirkan data dan fakta, membandingkan antarfakta, menghubungkan
antar-pengertian, memutuskan, dan menyimpulkan.
3. Fleksibel
:Perencanaan
tidak kaku, tetapi mengikuti perkembangan zaman dan perubahan situasi dan
kondisi sehingga pelaksanaannya tidak terjebak dalam suatu keadaan yang statis.
4. Berkesinambungan
: Perencanaan
dibuat secara kontinu, artinya berkelanjutan mengikuti kebutuhan organisasi dan
tidak dibatasi oleh absolutism ruang dan waktu.
5. Dialektis
: Suatu
planning harus dibuat dengan memikirkan peningkatan dan
perbaikan-perbaikan untuk kesempurnaan masa yang akan datang. Perencanaan yang
dialektik tidak terpaku pada pendekatan antithesis yang melawan arus perubahan
dan perkembangan zaman, tetapi lebih mengutamakan pendekatan sintesis dan
kompromistik terhadap keadaan dengan tetap berprinsip pada prinsip-prinsip
manajemen yang sudah ditetapkan.
Cara-cara
membuat perencanaan :
What, apa yang akan
direncanakan ?
When, kapan rencana
tersebut akan dilaksanakan ?
Where, dimana
kegiatan tersebut akan dilaksanakan ?
How, bagaimana cara
melaksanakan rencana yang dimaksudkan ?
Who, siapa yang
akan melaksanakan rencana bersangkutan ?
Why, untuk apa
rencana tersebut dilaksanakan, mengapa dilaksanakan ?
Kegagalan
dalam melaksanakan perencanaan :
1.
Perencana
(planner) kurang ahli
2.
Kurang
wewenang dalam penyusunan perencanaan
3.
Tenaga
pelaksana dari perencanaan tersebut kurang cakap
4.
Keuangan
tidak mencukupi untuk menerapkan perencanaan
5.
Tidak
ada dukungan (intern maupun ekstern)
6.
Terjadinya
perubahan-perubahan situasi secara drastic.
Tujuan
perencanaan :
1.Menyediakan arahan
dan kerangka kerja perpustakaan yang akan memandu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah.
2. Meningkatkan layanan
perpustakaan melalui control pelaksanaan kegiatan dan penggunaan anggaran.
3. Untuk memastikan
pengembangan yang rasional dan efektif baik bagi sumber-sumber informasi yang menjadi
koleksi perpustakaan.
4. Memungkinkan menggantisipasi
kebutuhan sumber-sumber informasi dengan cara membuat perencanaan keadaan saat ini
dan proyeksi keadaan di masa datang.
5.Memberikan pengalaman
dan keahlian bagi pustakawan dalam membuat perencanaan.
Siklus
perencanaan :
1. Menentukan kebutuhan
2. Menetukan tujuan
3. Menetukan sasaran
4. Menentukan metode/cara
5. Pengujian cara yang dipilih
6. Simulasi
7. Pilihan cara mencapai tujuan
8. Implementasi
9. Control dan monitoring
Faktor-faktor
dalam perencanaan:
1. Waktu
2. Pengumpulan dan Analisis Data
3. TingkatanPerencanaan
4. Fleksibilitas
Tujuan sasaran dan target:
1. Tujuan (Purpose) menunjukkan alas an mengapa
suatu organisasi dibentuk atau suatu kegiatan dilaksanakan
2. Sasaran (Objectives) menunjukkan titik
akhir dari suatu program manajemen baik umum atau khusus
3. Target (Target or Goal) menunjukkan
pada nilai kuantitatif atau kualitatif yang menjadi tujuan suatu program kerja.
Langkah-langkah
perencanaan perpustakaan:
1. Melihat kemasa depan yaitu kesempatan
yang bias dicapai dengan melihat pada kekuatan dan kelemahan
2. Merumuskan sasaran untuk perpustakaan
dan unit-unit dibawahnya
3. Menentukan premis yaitu meramalkan lingkungan
pada saat rencana dilaksanakan
4. Menentukan arah tindakan-tindakan
alternative dengan menginventarisasi tindakan-tindakan yang dapat diambil untuk
mencapai tujuan organisasi.
5. Mengevaluasi tindakan alternative
dengan melihat untung rugi dengan melihat berbagai factor
6. Memilih salah satu alternatlif yang dapat
diterima berdasarkan evaluasi.
7. Merumuskan penjabaran rencana-rencana
dari rencana pokok
Langkah-langkah dalam membuat
perencanaan:
Menetapkan
sasaran atau perangkat tujuan
Langkah ini
berkaitan dengan kebutuhan organisasi dan tujuan yang hendak dicapai. Dalam
penentuan tujuan, disusun pula prioritas utama dan sumber daya yang dimiliki
sehingga memudahkan pelaksanaan rencana.
Menentukan
keadaan, situasi dan kondisi sekarang
Situasi sekarang
perlu diperhatikan sebelum perencanaan dibuat, kemudian ukur menurut kemampuan
organisasi dari seluruh komponen yang ada secara sistemik.
Mengidentifikasi
faktor pendukung dan penghambat
Memperkuat semua
faktor yang mendukung terlaksananya perencanaan dan meminimalisasikan semua
faktor yang akan menghambat. Demikian pula, dengan antisipasi terhadap gangguan
yang datang secara tidak terduga.
Mengembangkan
rencana dan menjabarkannya
Pengembangan
rencana dan penjabarannya harus dipahami oleh seluruh pelaksana kegiatan
sehingga memudahkan tercapainya sasaran dan tujuan. Caranya adalah dengan
mengembangkan berbagai alternatif yang dapat dijadikan solusi permasalahan yang
berkembang ketika rencana sedang dilaksanakan.
Rencana
kebutuhan SDM
1. Manfaat rencana ketenagaan
a. Memperbaiki penggunaan
sumber daya manusia
b. Memadukan kegiatan
personalia dengan tujuan organisasi
c. Melakukan pengadaan
tenaga baru secara ekonomis
d. Mengembangkan
informasi dasar manajemen personalia
e.
Mengorganisasikan program-program manajemen personalia
2.
Kebutuhan pengadaan sumber daya manusia dapat disebabkan oleh :
1. Lingkungan eksternal
2. Pengaruh
organisassi
Aktivitas
perencanaan ketenagaan
1.Menetapkan kebutuhan tenaga kerja
2.Perhitungan berdasarkan rumus kebutuhan
tenaga berdasarkan :
Ranganathan
dengan rumus :
W+WH N X Y
T =
----------------X------------
+(n+1)+ ------- X ----------
2WH 150+t 2.000 50.000
T = Jumlah SDM yang dibutuhkan
W = Jumlah jam
kerja nyata tiap minggu
WH = jumlah jam
keraja minimal tiapminggu 37 1/2 jam
N =Jumlah pengguna Mahasiswa dan Dosen
T =
peobahotomasi pada titik layanan dengan nilai konstan t1 = 10 , t2 = 20; t =30
n = jumlah titik
layanan tiap unit
X = penambahan
koleksi tiap tahun
Y = besarnya
koleksi
