PERENCANAAN PERPUSTAKAAN

PERENCANAAN PERPUSTAKAAN

PERPUSTAKAAN

Menurut Undang-undang Perpustakaan (UU nomor 43 tahun 2007) disebutkan bahwa perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1991: 3) perpustakaan adalah: sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.

 PERENCANAAN
            Perencanaan  adalah kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan dari sejumlah pilihan mengenai sasaran dan cara-cara yang akan dilaksanakan di masa depan guna mencapai tujuan yang diinginkan, serta pemantauan dan penilaian atas perkembangan hasil pelaksanaannya, yang dilakukan secara sistematis dan berkesinambungan.

Perencanaan atau planning berasal dari kata plan yang artinya rencana, rancangan, maksud dan niat. Planning berarti perencanaan. Perencanaan adalah suatu proses kegiatan, sedangkan rencana merupakan hasil dari perencanaan tersebut. Perencanaan merupakan kegiatan yang berkaitan dengan usaha merumuskan program yang didalamnya memuat segala sesuatu yang akan dilaksanakan, penentuan tujuan, kebijaksanaan, arah yang akan ditempuh, prosedur dan metode yang akan diikuti dalam usaha pencapaian tujuan.

Penentuan – penentuan dalam perencanaan yaitu :

1. Adanya suatu bentuk atau jenis kegiatan yang akan dilaksanakan,

2. Adanya prosedur pelaksanaan kegiatan

3. Adanya kebijakan yang dijadikan sebuah landasan kegiatan

4. Memiliki tujuan yang hendak dicapai

5. Oleh personal yang melaksanakan rencana

6. Sesuai waktu yang sudah ditentukan dan anggaran biaya yang dibutuhkan.

Perencanaan tugas seorang manajer yaitu :

1. Untuk menentukan pilihan dari berbagai alternative

2. Kebijaksanaan

3. Prosedur dan program

4. Perencanaan juga merupakan keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan pada masa yang akan datang dalam rangka pencapaia tujuan yang telah ditentukan.

Ada tiga hal yang mendasari sebuah perencanaan, yaitu :

1.      Tujuan

Tujuan adalah target yang akan dicapai yang bersifat stationer dari pelaksanaan kegiatan. Tujuan dapat dilihat dari berbagai aspek, yaitu sebagai berikut :

Ø  Dilihat dari segi bobotnya adalah : - tujuan kuantitatif

                                                           - tujuan kualitatif

Ø  Dilihat dari kepentingannya : - tujuan pokok
                                                - tujuan sub dari pokok yang dilaksanakn karena   adanya  tujuan pokok
                                                    - tujuan primer
                                                    - tujuan sekunder
                                                    - tujuan komplementer
                                                    - tujuan mutalak
                                                    - tujuan relative
                                                    - tujuan insidential

Ø  Dilihat dari waktu pelaksanaan : - tujuan jangka panjang
                                                     - tujuan jangka menengah
                                                     - tujuan jangka pendek

2.    Perhitungan atau pertimbangan kebijakan

3.    Pelaksanaan rencana

Fase – fase dalam perencanaan dirumuskan secara sistematis melalui :

1.      Tahapan menyusun suatu tujuan mulai dari tujuan umum hingga tujuan khusus.

2.      Menyusun rencana sesuai tujuan

3.       Melaksanakan rencana yang telah ditetapkan bersama

4.      Melakukan pengawasan

5.      Membuat laporan hasil pelaksanaan

6.      Melakukan evaluasi.

Manfaat perencanaan bagi organisasi :

1. Penentuan tujuan organisasi sebagai tolok ukur perencanaan

2. Upaya meletakkan landasan kebijakan & langkah-langkah operasional kerja

3 .Pengukuran kemampuan bagi efektivitas dan efisiensi kerja

4. Kepastian tindakan yang relevan dengan tujuan yang telah ditetapkan

5. Harapan memperoleh kemajuan

6. Hasil yang direncanakan

7.    Pengawasan penilaian terhadap hasil yang dicapai

8.    Menghilangkan ketidakpastian;

9.    Membentuk hari depan

10.  Sebagai alat untuk mencegah pemborosan tenaga, waktu dan biaya

11.  Mudah mengukur prospek ke depan dalam suatu organisasi

12.  Penentuan pilihan dalam memecahkan masalah

13.  Standarisasi kegiatan dan prioritas kebutuhan organisasi

14.  Dasar penjabaran program kerja secara sistematis dlm suatu organisasi;

15.  Pembagian tugas dan keahlian yang akurat;

16.  Usaha untuk menyediakan sarana dan prasarana kegiatan yang disesuaikan dengan rencana;

17.  Melahirkan produktivitas kerja yang baik;

18.  Memberikan gambaran yang jelas dan lengkap mengenai seluruh kegiatan yang akan dikerjakan

Jenis perencanaan menurut penggunaannya :

(1) Single Use Planning, yaitu suatu perencanaan hanya untuk sekali pakai saja. Dalam    artian jika rencana tersebut telah tercapai, maka tidak akan digunakan lagi

(2) Repeats Planning, yaitu perencanaan yang dipakai secara berulang-ulang, walaupun sudah dilaksanakan berkali-kali

Jenis perencanaan menurut prosesnya :

(1) Policy Planning, suatu rencana yang memuat kebijakan kebijakan saja, tentang garis besar atau pokok dan bersifat umum. Mengenai apa dan bagaimana melaksanakan kebijakan itu tidak dirumuskan. Contohnya ada pada GBHN.

(2) Program Planning, merupakan perincian dan penjelasan daripada policy planning. Dalam perencanaan ini biasanya memuat, hal-hal berikut:

(a) Ikhtisar tugas-tugas yang harus dikerjakan

(b) Sumber-sumber dan bahan-bahan yang dapat digunakan

(c) Biaya, personalia, situasi dan kondisi pekerjaan

(d) Prosedur kerja yang harus dipatuhi

(e) Struktur organisasi yang harus dipenuhi

(3) Operational Planning (perencanaan kerja), yakni suatu perencanaan yang memuat hal- hal yang bersifat teknis seperti cara-cara pelaksanaan tugas agar berhasil mencapai tujuan yang lebih tinggi. Hal-hal yang seringkali dimuat dalam perencanaan ini adalah:

(a) Penetapan prosedur kerja

(b) Metode-metode kerja

(c) Tenaga-tenaga pelaksana

(d) Waktu, dan sebagainya

Jenis perencanaan menurut jangka waktunya :

(1) Long Range Planning, yaitu perencanaan jangka panjang yang dalam pelaksanaannya membutuhkan waktu lebih dari tiga tahun

(2) Intermediate Planning, yaitu perencanaan jangka menengah yang waktu pelaksanaanya membutuhkan waktu antara 1hingga tiga tahun

(3) Short Range Planning, yaitu perencanaan jangka pendek yang pelaksanaannya membutuhkan waktu kurang dari 1 tahun.

Jenis perencanaan menurut wilayah pelaksanaannya:

1.National Planning, yakni rencana yang diperuntukkan bagi seluruh wilayah negara

2.Regional Planning, yakni rencana untuk suatu daerah

3.Local Planning, yakni rencana untuk suatu daerah yang sangat terbatas

Jenis perencanaan menurut materinya:

a.  Personnal planning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah-masalah kepegawaian. Dalam planning ini, masalah pegawai ditinjau dan dibahas dari berbagai segi secara mendalam dan mendetail.

b. Financial planning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah keuangan ataupun permodalan (anggaran belanja) secara menyeluruh atau mendetail dari suatu kegiatan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

c. Industrial planning, yaitu perencanaan yang menyangkut kegiatan industry yang direncanakan sedemikian rupa agar terhindar dari hambatan dan rintangan dalam pencapaian tujuan.

d. Education planning, yaitu suatu perencanaan dalam kegiatan pendidikan (misalnya : planning mengenai pendidikan SMEA, SMA, dan lain-lain).

Jenis perencanaan menurut segi umum dan khusus :

a.General plans (rencana umum), yaitu suatu rencana yang dibuat garis-garis besarnya saja dan menyeluruh dari suatu kegiatan kerja sama.

b.Special planning (rencana khusus), yaitu suatu perencanaan mengenai suatu masalah yang dibuat secara mendetail dan terperinci. Misalnya : production planning, education planning.

c.Overall planning, yaitu suatu perencanaan yang memberikan pola secara keseluruhan dari pekerjaan yang harus dilaksanakan. Dalam hal ini, perencanaan merupakan landasan dari fungsi-fungsi manajemen lainnya.

Sifat-sifat perencanaan:

1. Faktual  : Perencanaan yang berdasarkan pertimbangan factual, yaitu didasarkan pada hasil temuan di lapangan. Fakta-fakta yang telah dikumpulkan dan dijadikan data serta diolah secara rasional, apabila perlu dikaji secara ilmiah.

2. Rasional : Perencanaan harus masuk akal, bukan merupakan angan-angan. Rasionalisasi terhadap berbagai fakta dan data dianalisis dengan cara mengklasifikasi permasalahan yang berkembang, menafsirkan data dan fakta, membandingkan antarfakta, menghubungkan antar-pengertian, memutuskan, dan menyimpulkan.

3. Fleksibel :Perencanaan tidak kaku, tetapi mengikuti perkembangan zaman dan perubahan situasi dan kondisi sehingga pelaksanaannya tidak terjebak dalam suatu keadaan yang statis.

4. Berkesinambungan : Perencanaan dibuat secara kontinu, artinya berkelanjutan mengikuti kebutuhan organisasi dan tidak dibatasi oleh absolutism ruang dan waktu.

5. Dialektis : Suatu planning harus dibuat dengan memikirkan peningkatan dan perbaikan-perbaikan untuk kesempurnaan masa yang akan datang. Perencanaan yang dialektik tidak terpaku pada pendekatan antithesis yang melawan arus perubahan dan perkembangan zaman, tetapi lebih mengutamakan pendekatan sintesis dan kompromistik terhadap keadaan dengan tetap berprinsip pada prinsip-prinsip manajemen yang sudah ditetapkan.

Cara-cara membuat perencanaan :

What, apa yang akan direncanakan ?

When, kapan rencana tersebut akan dilaksanakan ?

Where, dimana kegiatan tersebut akan dilaksanakan ?

How, bagaimana cara melaksanakan rencana yang dimaksudkan ?

Who, siapa yang akan melaksanakan rencana bersangkutan ?

Why, untuk apa rencana tersebut dilaksanakan, mengapa dilaksanakan ?

Kegagalan dalam melaksanakan perencanaan :

1.      Perencana (planner) kurang ahli

2.      Kurang wewenang dalam penyusunan perencanaan

3.      Tenaga pelaksana dari perencanaan tersebut kurang cakap

4.      Keuangan tidak mencukupi untuk menerapkan perencanaan

5.      Tidak ada dukungan (intern maupun ekstern)

6.      Terjadinya perubahan-perubahan situasi secara drastic.

Tujuan perencanaan :

1.Menyediakan arahan dan kerangka kerja perpustakaan yang akan memandu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.

2. Meningkatkan layanan perpustakaan melalui control pelaksanaan kegiatan dan penggunaan anggaran.

3. Untuk memastikan pengembangan yang rasional dan efektif baik bagi sumber-sumber informasi yang menjadi koleksi perpustakaan.

4. Memungkinkan menggantisipasi kebutuhan sumber-sumber informasi dengan cara membuat perencanaan keadaan saat ini dan proyeksi keadaan di masa datang.

5.Memberikan pengalaman dan keahlian bagi pustakawan dalam membuat perencanaan.

Siklus perencanaan :

1. Menentukan kebutuhan

2. Menetukan tujuan

3. Menetukan sasaran

4. Menentukan metode/cara

5. Pengujian cara yang dipilih

6. Simulasi

7. Pilihan cara  mencapai tujuan 

8. Implementasi                          

9. Control dan monitoring

Faktor-faktor dalam perencanaan:

1. Waktu

2. Pengumpulan dan Analisis Data

3. TingkatanPerencanaan

4. Fleksibilitas

Tujuan sasaran dan target:

1. Tujuan (Purpose) menunjukkan alas an mengapa suatu organisasi dibentuk atau suatu kegiatan dilaksanakan

2. Sasaran (Objectives) menunjukkan titik akhir dari suatu program manajemen baik umum atau khusus

3. Target (Target or Goal) menunjukkan pada nilai kuantitatif atau kualitatif yang menjadi tujuan suatu program kerja.

Langkah-langkah perencanaan perpustakaan:

1. Melihat kemasa depan yaitu kesempatan yang bias dicapai dengan melihat pada kekuatan dan kelemahan

2. Merumuskan sasaran untuk perpustakaan dan unit-unit dibawahnya

3. Menentukan premis yaitu meramalkan lingkungan pada saat rencana dilaksanakan

4. Menentukan arah tindakan-tindakan alternative dengan menginventarisasi tindakan-tindakan yang dapat diambil untuk mencapai tujuan organisasi.

5. Mengevaluasi tindakan alternative dengan melihat untung rugi dengan melihat berbagai factor

6. Memilih salah satu alternatlif yang dapat diterima berdasarkan evaluasi.

7. Merumuskan penjabaran rencana-rencana dari rencana pokok

Langkah-langkah dalam membuat perencanaan:

Menetapkan sasaran atau perangkat tujuan

Langkah ini berkaitan dengan kebutuhan organisasi dan tujuan yang hendak dicapai. Dalam penentuan tujuan, disusun pula prioritas utama dan sumber daya yang dimiliki sehingga memudahkan pelaksanaan rencana.

Menentukan keadaan, situasi dan kondisi sekarang

Situasi sekarang perlu diperhatikan sebelum perencanaan dibuat, kemudian ukur menurut kemampuan organisasi dari seluruh komponen yang ada secara sistemik.

Mengidentifikasi faktor pendukung dan penghambat

Memperkuat semua faktor yang mendukung terlaksananya perencanaan dan meminimalisasikan semua faktor yang akan menghambat. Demikian pula, dengan antisipasi terhadap gangguan yang datang secara tidak terduga.

Mengembangkan rencana dan menjabarkannya

Pengembangan rencana dan penjabarannya harus dipahami oleh seluruh pelaksana kegiatan sehingga memudahkan tercapainya sasaran dan tujuan. Caranya adalah dengan mengembangkan berbagai alternatif yang dapat dijadikan solusi permasalahan yang berkembang ketika rencana sedang dilaksanakan.

Rencana kebutuhan SDM
        1. Manfaat rencana ketenagaan

a. Memperbaiki penggunaan sumber daya manusia

b. Memadukan kegiatan personalia dengan tujuan organisasi

c. Melakukan pengadaan tenaga baru secara ekonomis

d. Mengembangkan informasi dasar manajemen personalia

e. Mengorganisasikan program-program manajemen personalia

2. Kebutuhan pengadaan sumber daya manusia dapat disebabkan oleh :

1. Lingkungan eksternal

2. Pengaruh organisassi

Aktivitas perencanaan ketenagaan

1.Menetapkan kebutuhan tenaga kerja

2.Perhitungan berdasarkan rumus kebutuhan tenaga berdasarkan :

Ranganathan dengan rumus :

                  W+WH                 N                             X              Y

 T =        ----------------X------------    +(n+1)+  ------- X ----------

                       2WH            150+t                         2.000     50.000                  

T   = Jumlah SDM yang dibutuhkan

W = Jumlah jam kerja nyata tiap minggu

WH = jumlah jam keraja minimal tiapminggu 37 1/2  jam

N  =Jumlah pengguna Mahasiswa dan Dosen

 T = peobahotomasi pada titik layanan dengan nilai konstan t1 = 10 , t2 = 20; t =30

n = jumlah titik layanan tiap unit

X = penambahan koleksi tiap tahun

Y = besarnya koleksi